Regulamin serwisu Inventory Cashflow AI
§ 1. Usługodawca i definicje
- Serwis prowadzi Paweł Tański, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną (art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców), adres do korespondencji: [uzupełnij: adres do korespondencji], Wrocław, e-mail: support@paweltanski.com („Usługodawca”).
- Serwis — aplikacja internetowa Inventory Cashflow AI do prowadzenia magazynu, sprzedaży, faktur (w tym wysyłki do KSeF), kosztów, rozliczeń i analiz, dostępna pod adresem https://inventory.paweltanski.com.
- Usługobiorca — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie usług Serwisu, działający przez swoje Konto i Użytkowników.
- Firma — wydzielona przestrzeń danych Usługobiorcy w Serwisie (osobna baza danych).
- Konto — konto osoby fizycznej logującej się adresem e-mail i hasłem; jedno Konto może mieć dostęp do kilku Firm.
- Użytkownik — osoba korzystająca z Konta w imieniu Usługobiorcy (właściciel, administrator, sprzedawca, księgowa).
- Plan — pakiet usług z limitami i ceną (Start, Firma, Pro), opisany w Serwisie w zakładce „Plan i płatności”.
- Okres próbny — bezpłatny, 14-dniowy dostęp do Serwisu w zakresie Planu Firma.
§ 2. Rodzaj i zakres usług
- Usługodawca świadczy drogą elektroniczną usługę udostępnienia Serwisu w modelu subskrypcji (SaaS), w zakresie wybranego Planu, oraz usługi pomocnicze: prowadzenie Konta, wysyłkę wiadomości systemowych i obsługę zgłoszeń.
- Serwis jest narzędziem. Usługobiorca odpowiada za treść i poprawność wprowadzanych danych, wystawianych faktur i dokumentów, terminowe rozliczenia podatkowe oraz za decyzje podejmowane na podstawie raportów i analiz Serwisu.
- Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odbywa się w imieniu Usługobiorcy, przy użyciu jego tokenu lub uprawnień. Usługodawca nie odpowiada za działanie, przerwy ani decyzje systemu KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
- Wysyłka e-maili do kontrahentów Usługobiorcy odbywa się przez serwer poczty wskazany przez Usługobiorcę.
§ 3. Wymagania techniczne
Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail. Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookies (sesja logowania). Szczegóły: Polityka prywatności.
§ 4. Zawarcie umowy, Konto i bezpieczeństwo
- Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail po rejestracji, na czas nieoznaczony. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem rejestracji.
- Rejestrujący oświadcza, że jest uprawniony do działania w imieniu Usługobiorcy i że zakłada Konto w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
- Użytkownik zachowuje w poufności hasło i kody logowania dwuetapowego oraz niezwłocznie informuje Usługodawcę o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu. Zalecane jest włączenie logowania dwuetapowego.
- Właściciel Firmy decyduje o dostępie innych Użytkowników (zaproszenia, role) i odpowiada za ich działania w Serwisie.
§ 5. Okres próbny, Plany i płatności
- Nowa Firma otrzymuje Okres próbny, bez konieczności podawania danych karty. Okres próbny przysługuje jeden raz na właściciela. Po jego zakończeniu, bez wybrania Planu, dane pozostają dostępne do odczytu i eksportu.
- Ceny Planów podane w Serwisie są cenami końcowymi w złotych. Usługodawca nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie dolicza podatku VAT. Subskrypcja jest opłacana z góry za okres miesięczny albo roczny i odnawia się automatycznie na kolejne okresy, do czasu rezygnacji.
- Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd. (operator płatności). Dane karty płatniczej trafiają bezpośrednio do operatora płatności i nie są przechowywane przez Usługodawcę.
- Zmiana Planu, metody płatności i rezygnacja są dostępne w zakładce „Plan i płatności” (portal operatora płatności). Rezygnacja odnosi skutek z końcem opłaconego okresu; do tego czasu Serwis działa bez ograniczeń. Przy zmianie Planu w trakcie okresu rozliczeniowego różnica jest rozliczana proporcjonalnie.
- Jeżeli płatność się nie powiedzie, Usługobiorca ma 7 dni pełnego dostępu na jej uregulowanie; następnie Firma przechodzi w tryb tylko do odczytu, aż do opłacenia subskrypcji.
- Potwierdzenie każdej płatności jest wysyłane e-mailem przez operatora płatności. Na żądanie Usługobiorcy Usługodawca wystawia rachunek lub fakturę bez VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Przekroczenie limitu Planu (np. liczby Użytkowników, produktów, faktur lub wiadomości w miesiącu) blokuje dodawanie kolejnych pozycji danego rodzaju do czasu zmiany Planu albo początku kolejnego miesiąca. Dane już wprowadzone pozostają dostępne.
- O zmianie cen Usługodawca informuje e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego po tym terminie. Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować przed jej wejściem w życie.
§ 6. Zasady korzystania
- Zabronione jest: wprowadzanie treści bezprawnych, podejmowanie prób uzyskania dostępu do danych innych Firm lub infrastruktury Serwisu, obciążanie Serwisu w sposób zakłócający jego działanie (w tym zautomatyzowane pobieranie danych poza udostępnionymi funkcjami eksportu), udostępnianie Konta osobom trzecim oraz wykorzystywanie Serwisu do wysyłki niezamówionych informacji handlowych.
- W razie rażącego lub uporczywego naruszenia Regulaminu Usługodawca może zawiesić dostęp do Firmy, informując o przyczynie, a po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń — wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
§ 7. Dane Usługobiorcy, kopie i zakończenie umowy
- Dane biznesowe Usługobiorcy należą do Usługobiorcy. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usług. Dane każdej Firmy są przechowywane w osobnej bazie danych.
- W zakresie danych osobowych zawartych w danych Firmy (np. dane klientów i kontrahentów Usługobiorcy) Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w Załączniku nr 1 (umowa powierzenia przetwarzania danych), który stanowi integralną część Regulaminu.
- Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe. Usługobiorca może w każdej chwili pobrać kopię danych swojej Firmy oraz eksportować dane do plików CSV/Excel.
- Usługobiorca może wypowiedzieć umowę w każdym czasie (rezygnacja z subskrypcji). Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu, a w przypadkach z § 6 ust. 2 — natychmiast.
- Po zakończeniu subskrypcji dane Firmy pozostają dostępne do odczytu i eksportu przez 30 dni, a następnie są usuwane (z kopii zapasowych — w cyklu ich rotacji, nie dłużej niż 6 miesięcy). Usługobiorca może zażądać wcześniejszego usunięcia danych.
§ 8. Dostępność i odpowiedzialność
- Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, z wyjątkiem przerw technicznych, o planowanych informując z wyprzedzeniem w Serwisie lub e-mailem, oraz zdarzeń niezależnych od Usługodawcy (awarie dostawców infrastruktury, sieci, systemu KSeF, siła wyższa).
- W relacjach z przedsiębiorcami (z zastrzeżeniem § 10) odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat uiszczonych przez Usługobiorcę za ostatnie 12 miesięcy; wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
- Usługodawca nie odpowiada za skutki wprowadzenia przez Usługobiorcę nieprawidłowych danych, udostępnienia danych logowania osobom trzecim ani za decyzje podatkowe i biznesowe podjęte na podstawie danych z Serwisu.
§ 9. Reklamacje
- Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać e-mailem na adres support@paweltanski.com, podając nazwę Firmy, adres e-mail Konta i opis problemu.
- Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano.
§ 10. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta
Do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego (art. 38a ustawy o prawach konsumenta), stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie przewidzianym prawem, w tym dotyczące niedozwolonych postanowień umownych oraz prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni. Postanowienia § 8 ust. 2 i § 12 ust. 2 nie ograniczają uprawnień takiej osoby. Rozpoczęcie korzystania z płatnego Planu przed upływem terminu do odstąpienia następuje na wyraźne żądanie Usługobiorcy; w razie odstąpienia Usługobiorca płaci za usługi świadczone do chwili odstąpienia.
§ 11. Zmiany Regulaminu
Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu usług, dostawców, względy bezpieczeństwa), informując Użytkowników e-mailem i w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Usługobiorca, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie.
§ 12. Postanowienia końcowe
- Do umowy stosuje się prawo polskie, w szczególności ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Kodeks cywilny.
- Spory z przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
- Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem https://inventory.paweltanski.com/regulamin w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Zawarta między Usługobiorcą jako administratorem („Administrator”) a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym („Procesor”), na podstawie art. 28 RODO, z chwilą zawarcia umowy o świadczenie usług Serwisu.
- Przedmiot i czas. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Serwisu, wyłącznie w celu i na czas świadczenia usług Serwisu, a po jego zakończeniu — przez okres z § 7 ust. 5 Regulaminu.
- Charakter i kategorie. Przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie Administratorowi, przesyłanie na jego polecenie (e-mail, KSeF), tworzenie kopii zapasowych i usuwanie. Kategorie osób: klienci, kontrahenci, odbiorcy faktur, pracownicy i współpracownicy Administratora. Kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, nazwa, adres, NIP, e-mail, telefon), dane transakcyjne i rozrachunkowe. Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych.
- Polecenia. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora; poleceniem są Regulamin oraz działania Użytkowników w Serwisie. Procesor informuje Administratora, jeżeli polecenie jego zdaniem narusza przepisy.
- Poufność i bezpieczeństwo. Procesor zapewnia, że osoby z dostępem do danych są zobowiązane do poufności, oraz stosuje środki z art. 32 RODO, w tym: szyfrowanie połączeń (HTTPS), oddzielne bazy danych każdej Firmy, szyfrowanie zapisanych tokenów i haseł do usług zewnętrznych, hasła zapisywane jako skróty, logowanie dwuetapowe, kontrolę uprawnień według ról, kopie zapasowe i aktualizacje bezpieczeństwa.
- Dalsze powierzenie. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (hosting w UE). O zamiarze zmiany Procesor informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może zgłosić sprzeciw i wypowiedzieć umowę. Procesor nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż w niniejszej umowie.
- Pomoc Administratorowi. Procesor pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (funkcje Serwisu: podgląd, edycja, eksport, usunięcie), oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie dostępnych mu informacji.
- Naruszenia. Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje z art. 33 ust. 3 RODO w zakresie, w jakim je posiada.
- Audyt. Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt (w pierwszej kolejności w formie pisemnej), po uprzednim zgłoszeniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w sposób niezakłócający świadczenia usług innym Usługobiorcom.
- Zakończenie. Po zakończeniu świadczenia usług Procesor umożliwia Administratorowi eksport danych, a następnie usuwa je zgodnie z § 7 ust. 5 Regulaminu, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie.
- Przekazywanie poza EOG. Dane Firm są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić wyłącznie przy zastosowaniu zabezpieczeń z rozdziału V RODO.